Exemple de mail d'invitation à un One-on-One

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Source : Sample One-on-One Invite Email


Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 08/01/2016


Traduction :

(Prénom),
J'ai décidé d'avoir une réunion avec vous (et chaque personne de l'équipe) toutes les semaines. Nous appellerons ces réunions des "one-on-ones". Je pense que c'est un excellent moyen pour nous de maintenir une communication franche et de bonne qualité, et de continuer à développer notre relation. Nous serons en réunion pendant 30 minutes une fois par semaine, planifiée à l'avance (et généralement inchangée). Ce sera une conversation privée, juste vous et moi. Nous nous verrons dans mon bureau, si vous vous inquiétez du niveau de confidentialité, nous en parlerons au début.
Le format de 30 minutes sera toujours le même. Les 10 premières minutes sont pour VOUS, pour tout ce que vous voulez me dire, à propos de quoi que ce soit. Votre travail, votre famille, vos animaux familiers, votre passe-temps, vos difficultés, votre carrière, notre fonctionnement ensemble. Le premier objectif de cette réunion sera donc VOUS. Les dix minutes suivantes sont pour moi, pour partager tout ce dont j'ai besoin avec vous. Nous parlerons probablement des projets sur lesquels nous travaillons vous et moi, de choses que j'attends de vous, et de choses qui viennent d'en haut. Ce ne sera PAS une réunion d'équipe avec un seul participant ; ce qui veut dire que je ne vous demanderai pas de prendre des notes sur une tonne de choses. Les 10 dernières minutes sont pour nous afin de parler de l'avenir, votre carrière, votre formation, votre développement personnel, vos opportunités, etc. D'après mon expérience, vous prendrez souvent 15 minutes, et moi aussi, donc nous ne pourrons pas aborder la dernière partie. Mais ce sera déjà très bien, si nous avons couvert ce que vous vouliez couvrir, et qu'il reste quelques minutes pour moi.
Vous vous dites peut-être : "Puis-je lui faire confiance ?". Eh bien, j'espère que oui. Je peux vous dire que si vous voulez vous plaindre, je suis prêt à écouter. Si je foire, je suis prêt à l'entendre. J'attends de vous de le faire de façon honnête et professionnelle, et je serai prêt à en parler avec vous. Cela me donnera également une chance de vous donner mon feedback et de vous coacher sur des choses que vous essayez d'améliorer. Je vous encourage à être aussi ouvert d'esprit que vous pouvez l'être, et au fil du temps, je parie que nous aurons appris à être plus à l'aise.
Certains d'entre vous diront peut-être : "Mais nous parlons déjà tout le temps". Et, vous aurez raison, mais beaucoup de ces conversations sont très courtes. Et, elles concernent généralement des points très précis, donc nous ne partageons pas beaucoup d'informations ou ne rentrons pas beaucoup dans le détail. Nos one-on-ones vont au contraire nous permettre de faire cela. Vous vous direz peut-être également : "De quoi allons-nous parler ?". De tout ce que j'ai appris sur différents sujets, nous remplirons FACILEMENT le temps. Une fois les craintes de la première réunion dépassées ("Suis-je en difficulté parce que je suis dans le bureau du chef ?" (CE N'EST PAS LE CAS !)), je pense que nous trouverons plein de sujets de discussion.
Cela ne sera pas l'affaire d'une seule fois. Nous ne le ferons pas un certain temps pour ensuite tout arrêter. Je ne vais pas essayer de le faire avec tout le monde pour masquer mes conversations avec l'un d'entre vous. C'est ma façon de mieux vous connaître tous, parce mieux nous nous connaîtrons, mieux nous travaillerons ensemble.
Vous trouverez ci-dessous les créneaux disponibles. J'ai déjà bloqué toutes ces créneaux sur mon calendrier, donc je devrais être en mesure de les maintenir. Je l'avoue, si (insérez le nom de votre chef ici) veut me voir, je devrai sans doute reporter le créneau. Mais, si quelqu'un consulte ce créneau sur mon calendrier outlook, il verra que je suis occupé. S'IL EXISTE UN MOYEN DE MAINTENIR CETTE RÉUNION, JE LE FERAI. POINT FINAL.
Peut-être que dans les premières semaines, nous jonglerons un peu, le temps de comprendre ce qui fonctionne le mieux pour tout le monde. Je n'ai jamais fait ça auparavant, donc nous allons perdre un peu de temps. Je crois que cela en vaut TOUT À FAIT la peine.
Je me réjouis à l'avance de recevoir vos demandes de réservation de créneaux ! (S'il y a des conflits d'agenda, nous les règlerons).
Cordialement,(Vous !)