La Raison pour laquelle les Managers Pensent que le Multitâche Fonctionne : des Temps d'Attente de Décision Longs

De Wiki Agile du @GroupeCESI
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Auteure : Johanna Rothman
Source : Why Managers Believe Multitasking Works: Long Decision Wait Times
Date : 27/06/2018


Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 04/08/2018


Traduction :

Lorsque je parle de gestion de portefeuille, projet ou produit, je demande aux participants "Qui pense que le multitâche fonctionne ?". A chaque fois, plusieurs managers lèvent la main. Ils croient que le multitâche fonctionne parce que c'est ce qu'ils font tout le temps. Pourquoi ? Parce que les managers ont de courts temps de travail et de longs temps d'attente de prise de décision.

Si vous êtes manager, votre temps consacré à prendre une décision ressemble à quelque chose comme ça :

Manager-Decision-Time fr.png

Le temps de travail est court. Le manager doit recueillir des données et prendre une décision initiale. Beaucoup trop de managers ne peuvent pas prendre la décision finale, ils doivent collaborer avec les autres. Cela signifie qu'ils attendent la prochaine étape pour prendre la décision, qui est souvent une réunion.

Ma propre expérience est que beaucoup de managers préparent ces réunions à l'avance. Ils recueillent des données, prennent la décision initiale et attendent la prochaine réunion. La réunion ne prendra pas forcément beaucoup de temps. Pourtant, si les managers ont besoin de plus de données, ils devront en collecter et encore attendre la réunion suivante.

Les managers dépensent moins de temps de travail et davantage de temps d'attente.

Faites la comparaison avec une équipe (Agile ou non) qui fonctionne correctement. Cette équipe consacrera davantage de temps à travailler qu'à attendre. J'ai parlé de foisonnement dans l'exemple, parce que les équipes n'ont pas besoin d'être Agile pour foisonner. Voici l'exemple d'une chaîne de valeur pour une équipe Agile qui a l'habitude de foisonner :

Swarming-NoInterruptions fr.png

Les personnes techniques, plus spécifiquement celles qui font partie de l'équipe Agile, ont besoin de temps pour réfléchir et se concentrer. Plus elles travaillent en tant qu'équipe, moins elles requièrent de "temps d'attente pour décider". Elles sont dans la situation idéale. Elles peuvent décider sans temps d'attente.

Lorsque le temps d'attente de la prise de décision est supérieur au temps de travail réel, les gens arrêtent de travailler sur cette chose pour passer en mode multitâche. Le rendement diminue.

Lorsque le travail est supérieur au temps d'attente de la prise de décision, les gens finissent cette chose et passent à une autre. Leur rendement augmente.

Est-ce que votre temps d'attente de la prise de décision est trop long ?

Les équipes techniques, quelle que soit leur approche projet, ont besoin de temps pour se concentrer et minimiser le temps d'attente de leur prise de décision. Si le temps d'attente de la prise de décision est plus long que ce que vous souhaitez, vous ne disposerez peut-être pas des membres de l'équipe ou des informations nécessaires.

Et, si vous êtes manager, vous aurez probablement le même problème.

Ce n'est pas parce que les managers font constamment du multitâche que cela signifie que le multitâche est le meilleur moyen de finir le travail.