La puissance de la définition d'un projet

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Auteur : Johanna Rothman
Source : The Power of a Project Charter


Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 14/09/2011


Traduction :

La Définition de Projet en tant que moyen d'initier un projet. Parfois la définition de projet est un document texte. Parfois la définition de projet est une boîte ou une brochure qui "vend" les fonctionnalités et les bénéfices du produit aux autres.
J'aime les documents textes en tant que première version parce qu'ils sont faciles à utiliser et c'est un moyen rapide d'orienter une équipe qui n'a jamais travaillé ensemble auparavant. Lorsque l'équipe a déjà travaillé ensemble, essayez la boîte ou la brochure. Mais si c'est la première fois, prenez le document texte.
Surtout si c'est la première fois que vous faites une définition de projet, prenez une approche minimaliste. J'aime bien me poser la question : "Quel est le minimum que je peux mettre dans cette définition de projet et qui se révèlera encore suffisant pour ce projet ?". J'extraie ici une définition de projet du livre Manage It! Your guide to Modern, Pragmatic Project Management. La définition du projet comprend les parties suivantes :

  1. Vision : une idée concise et impérieuse à l'origine du projet.
  2. Moteurs, contraintes et zones de flou : qu'est-ce qui motive le projet, qu'est-ce-qui contraint le projet et quel est votre degré de liberté pour organiser le projet comme vous voulez.
  3. Objectifs : ce que vous voulez peut-être accomplir à travers ce projet, mais sans que ce soit forcément obligatoire que vous le fassiez.
  4. Critères de succès : les capacités que votre produit aura à la fin de votre projet.
  5. Estimation du ROI : retour sur investissement potentiel de votre projet (uniquement si votre organisation le demande).


Rédigez la vision avec votre équipe projet. C'est-à-dire que vous devez pouvoir rendre convaincant la vision projet à l'équipe projet. Si tout le monde commence à bailler en écrivant, vous savez que rien dans cette vision ne convainc. Demander à l'équipe : "Que devons-nous faire pour rendre cette vision convaincante ?". Peut-être l'équipe doit commencer par les objectifs et non par la vision. Très bien.
Lorsque vous pensez aux moteurs, contraintes et zones de flou, ne pensez pas au triangle de fer coût-délai-périmètre. Il y a plus de trois côtés au triangle de fer. Vous devez envisager les contraintes organisationnelles : les coûts, les personnes et leurs compétences, la dette technique et l'environnement du projet. Vous devez également considérer les spécificités de ce projet : la date de livraison souhaitée, le périmètre fonctionnel souhaité et le taux d'anomalie souhaité. C'est seulement en équilibrant ce qui motive honnêtement le projet, ce qui contraint réellement le projet et ce qui fait réellement partie de vos degrés de liberté, que vous pourrez prendre des décisions sur le projet. Vous aurez peut-être besoin d'une matrice de pilotage du projet pour prendre ces décisions.
L'équipe peut avoir certains objectifs vis-à-vis du projet, qui sont décorrelés des besoins de l'organisation. Je vois souvent ça lorsque des équipes souhaitent réduire la dette technique. "Nous souhaitons automatiser 10% des tests de non-régression".
Les critères de succès sont les capacités que le produit aura une fois le système terminé. Savoir à quoi doit ressembler le succès est compliqué. Vous devrez probablement utiliser des questions ouvertes.
Le ROI est une chose que peu d'entre nous devons calculer, mais si vous devez le faire, la définition du projet est l'endroit où il faut le faire figurer. Bien sûr, ce sera faux, mais tout va bien. Ce sera faux parce que c'est une prédiction basée sur ce que le projet coûtera et sur le nombre de personnes qui utiliseront vos résultats. Vous ne pouvez pas connaître le futur ! Si c'est le cas, je vous invite à aller jouer à Vegas.
La valeur de la définition du projet n'est pas tant dans le texte que dans les discussions générées. Vos discussions en tant que chef de projet de l'équipe, les discussions au sein de l'équipe, les discussions de l'équipe avec le management, toute discussion portant sur la matrice de pilotage du projet. Les discussions créent une ambiance de travail d'équipe et crée le niveau d'accord nécessaire pour que les gens commencent à travailler.
Vous déciderez peut-être que vous avez besoin de croiser la définition du projet avec le plan projet. C'est bien. Peut-êre que ce dont vous avez besoin c'est uniquement d'une vision projet et de critères de succès de la release. Selon moi, c'est le minimum dont tout projet a besoin. Vous savez où vous allez et vous avez formulé une définition du fini.
La définition du projet vous donne un moyen léger de construire une équipe. Essayez.