Les 8 postures du Scrum Master - 3. Le Scrum Master en tant que Facilitateur

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Auteur : Barry Overeem - 100% Scrum Master
Source : The 8 Stances of a Scrum Master - Scrum.org Whitepapers
Date : 09/2016

Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 28/10/2016


Traduction :

3. Le Scrum Master en tant que Facilitateur

Ce chapitre parle du Scrum Master en tant que faciliateur. Le Scrum Master devient un facilitateur aussi bien pour le Product Owner que l'Équipe de développement. J'y exposerai la définition d'un facilitateur, les malentendus à propos du rôle de facilitateur et les caractéristiques d'un super facilitateur.

Qu'est-ce qu'un Facilitateur ?

"Une personne qui aide un groupe de personnes à comprendre quels sont leurs objectifs communs ainsi qu'à planifier comment atteindre ces objectifs ; en le faisant, le facilitateur reste "neutre", dans le sens où il/elle n'adopte pas une position particulière dans la discussion qui aura lieu." (lien)

Les éléments-clés de cette définition (et d'autres définitions) sont :

  • aider et permettre aux autres d'atteindre leurs objectifs
  • être "neutre sur le contenu", ne pas prendre parti
  • soutenir quelqu'un pour réfléchir et pratiquer au mieux
  • promouvoir la collaboration et essayer d'atteindre la synergie
  • faire preuve d'une autorité charismatique.


Les malentendus

Assez souvent, lorsque je demande aux gens de décrire le rôle du Scrum Master en tant que facilitateur, la seule réponse que j'obtiens est que le Scrum master facilite les événements Scrum. Bien sûr, le Scrum Master est responsable du processus Scrum et doit soutenir l'équipe dans l'optimisation de son processus.

Les événements Scrum constituent une part importante du processus Scrum, pourtant le Scrum Master n'est pas obligé d'assister en personne à tous les événements Scrum, il doit garantir :

  • que le Sprint est utilisé comme une boîte de temps (timebox) durant laquelle est créé un incrément "fini", utilisable et déployable.
  • que la Mêlée quotidienne est utilisé pour inspecter / examiner quotidiennement les progrès de l'équipe vers l'Objectif du Sprint.
  • que la réunion de Planification du Sprint est utilisée par les membres de l'équipe comme un lieu et un moment pour discuter, planifier, se mettre d'accord et prévoir en toute confiance qu'ils seront capables de finir les Éléments du Backlog Produit pour soutenir les objectifs et la stratégie du Product Owner.
  • que la Revue de Sprint est utilisée pour démontrer et inspecter / examiner l'incrément développé, ainsi qu'adapter le Backlog Produit si nécessaire.
  • que la Rétrospective du Sprint est utilisée par les membres de l'équipe comme un lieu et un moment pour inspecter / examiner et adapter leurs pratiques et processus, se mettre sur la voie de résolution des problèmes / sujets majeurs qui les empêchent de progresser.


Un des plus gros malentendus consiste à croire que la seule chose que fait un Scrum Master en tant que facilitateur, c'est de faciliter les événements Scrum. Au lieu de ça, un super Scrum Master comprend que la facilitation peut se révéler beaucoup plus puissante...

En quoi la facilitation dans Scrum est vraiment porteuse de sens

Comme décrit dans la définition du facilitateur, il d'agit d'une personne qui aide un groupe de gens à comprendre et atteindre leurs objectifs en promouvant la collaboration, en optimisant le processus et en créant de la synergie au sein de l'équipe. Etant donné ce contexte, la facilitation englobe beaucoup plus que la simple tenu des événements Scrum.

Dans son livre "Scrum Mastery", Geoff Watts décrit la facilitation comme la posture et la compétence phares du Scrum Master. "A tout moment, les Scrum Masters sont au service des objectifs de l'équipe, du Product Owner et de l'organisation. Et, si les objectifs se contredisent, ils réfléchissent aux implications et aux messages que tout compromis entraînerait sur le long terme."

Un Scrum Master doit :

  • faciliter les relations et la collaboration aussi bien au sein de l'équipe qu'avec l'environnement de l'équipe,
  • faciliter le processus Scrum et l'amélioration continue du processus,
  • faciliter l'intégration de l'Équipe Scrum dans l'organisation entière,
  • faciliter les événements Scrum pour qu'ils soient orientés objectifs et efficaces,
  • faciliter l'équipe pour qu'elle atteigne ses objectifs (personnels).


Lyssa Adkins en propose une bonne description dans son livre "Coaching Agile Teams" :

"Un Scrum Master doit faciliter en créant un "conteneur" que l'équipe pourra remplir d'idées et d'innovations. Ce conteneur, qui consiste souvent en un ensemble de questions à l'ordre du jour ou toute autre structure légère (et flexible), offre à l'équipe un cadre nécessaire et suffisant pour se dédier à ses objectifs, mettre en place un environnement qui favorise la richesse des interactions, un lieu où des idées fantastiques peuvent être échangées. Le coach crée le conteneur ; l'équipe crée le contenu".

Caractéristiques d'un super facilitateur

Un Scrum Master doit donc faciliter en posant le cadre et en fournissant des limites claires dans lesquelles les membres de l'équipe pourront collaborer et discuter de leurs idées.

D'autres caractéristiques propres à un super facilitateur :

  • préparer et mener une réunion avec la responsabilité d'aider l'équipe à atteindre ses objectifs (lien),
  • poser des questions puissantes pour proposer de nouvelles perspectives et de nouvelles prises de conscience,
  • écouter pour comprendre au lieu d'écouter pour agir (lien),
  • créer une équipe solide au lieu de créer des personnes solides,
  • aider à ce que les choses se produisent au lieu faire que les choses se produisent,
  • savoir utiliser la facilitation par touche légère.


A quoi ressemble la super facilitation des événements Scrum

Chaque événement Scrum a un objectif spécifique qui répond à la question : "Pourquoi devons-nous avoir cette réunion ?". Un super facilitateur doit garantir que l'objectif de tout événement soit clair, qu'un cadre léger soit proposé et que l'équipe atteigne l'objectif de cet événement. Les objectifs des événements Scrum décrits précédemment sont encore pertinents, mais avec une super facilitation, le Scrum Master réussit à tirer encore plus de valeur de chaque Sprint.

Les caractéristiques d'événements Scrum bien facilités sont :

  • la Mêlée quotidienne propose un cadre où la pression par les pairs est considérée comme saine, elle permet de travailler sur la qualité de la livraison, l'engagement et la résolution des obstacles,
  • la Planification du sprint montre la collaboration entre le Product Owner et l'Équipe de développement, insiste fortement sur le fait de livrer de la valeur métier. Tous les membres de l'équipe comprennent le travail à réaliser et s'accorde ensemble à atteindre l'objectif du sprint,
  • la Revue de sprint est un événement plein de bonnes énergies dans lequel l'Équipe Scrum, les sponsors et les parties prenantes inspectent / examinent ensemble l'incrément produit et le backlog. Mais ils en profitent également pour avoir un regard sur leurs modes de collaboration et la façon de les améliorer. Ils agissent comme une seule équipe avec le même objectif, il n'y a pas de frontières type "client" / "fournisseur",
  • la Rétrospective du Sprint est réalisée dans un cadre sain dans lequel "l'éléphant dans la pièce" est clairement montré du doigt, abordé, discuté et transformé en améliorations actionnables que les membres de l'équipe s'accordent à réaliser dans le sprint suivant.


Conclusion

En résumé, un super facilitateur sait :

  • servir l'équipe sans être son serviteur,
  • aider l'équipe à prendre des décisions et atteindre des consensus solides,
  • traiter les problèmes d'attitude, les comportements dysfonctionnels, les attitudes non-productives qui empêchent les réunions de produire des résultats tangibles (lien),
  • être un observateur averti,
  • prendre du recul dès qu'il faut soutenir l'auto-organisation continue de l'équipe,
  • savoir quand interrompre l'équipe,
  • aider l'équipe à entretenir des interactions de qualité,
  • générer des questions et des défis à relever.

Maîtriser ces compétence de facilitation nécessite du temps, de la pratique, de l'introspection et amélioration continue. Mais être conscient des résultats que peut amener une super facilitation vaut vraiment le coup et l'effort à y investir !