Rendez visible le travail, pas les travailleurs

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Auteur : Julia Wester
Source : Make your visualisation about the work, not the workers
Date : 28/10/2017


Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 05/11/2017


Traduction :

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Taiichi Ōno, le père du Système de Production Toyota, a dit que "le but de Kanban est de faire remonter à la surface les problèmes". Nous faisons émerger ces problèmes en visualisant le travail et le processus qu'il traverse, en contraignant la quantité de travail que nous traitons à un instant donné pour voir les problèmes qui apparaissent sur notre chemin, et en améliorant constamment ce flux pour finir de plus en plus de choses de meilleure qualité et de plus en plus rapidement. Mais, savez-vous que la façon dont vous concevez votre tableau Kanban peut influencer les informations que vous êtes capables de voir et la manière dont vous traitez cette information ?

Effet de cadrage


Vous pouvez remercier l'effet de cadrage qui nous permet d'expliquer ce phénomène.

L'effet de cadrage est l'idée selon laquelle nous pouvons influencer et altérer notre prise de décision et nos jugements en manipulant la manière dont l'information est présentée. Par l'utilisation des images, des mots et en proposant un contexte général autour de l'information, nous pouvons influencer la manière dont les gens réfléchissent à propos de cette information. Source : Vanseodesign.com

Voir les couloirs d'un Kanban portés le nom des personnes constitue pour moi un véritable signal d'alarme à cause de l'effet de cadrage. Cela importe peu que nous parlions de couloirs verticaux ou horizontaux. Mes signaux d'alarme sont au-delà de ça. Mais, avant de trop m'inquiéter, il existe un test décisif à mener pour vérifier si le tableau représente le travail d'un groupe de personnes déconnectées ou s'il représente le travail de personnes qui doivent fonctionner comme une équipe. S'ils veulent travailler en tant qu'équipe, un tableau conçu avec des couloirs portant le nom des personnes, peut jouer contre eux. Pourquoi ? Lorsque nous visualisons le travail par personne, nous indiquons à ces personnes qu'elles doivent rester dans leur couloir et se concentrer sur leur travail.

La façon dont nous concevons notre tableau est généralement hautement corrélé à ce que nous souhaitons mesurer. Eli Goldratt a dit : "Dites-moi comment vous allez me mesurer et je vous dirai comment je me comporterai. Si vous me mesurez de manière illogique... ne vous plaignez pas de mon comportement illogique...". En d'autres termes, observez d'abord comment le système que vous avez créé et/ou dans lequel vous travaillez pourrait pousser les gens à adopter des comportements indésirables. Si vous souhaitez qu'un groupe de personnes se comporte comme une équipe, essayez de fournir un cadre visuel qui soit dédié à l'équipe entière. Si vous souhaitez que les gens se comportent comme des individus fantastiques, alors - et seulement alors - concevez un visuel qui se concentre sur les individus (NdT : ça me fait penser à la [/Directive%20Premi%C3%A8re%20de%20la%20Construction%20d%27une%20Equipe Directive Première de la Construction d'une Equipe]).

Conception du tableau : des couloirs verticaux


Des couloirs verticaux (colonnes) sont fortement indiqués, et le plus souvent utilisés, pour représenter les activités d'un workflow et doivent être nommés avec le nom des activités réelles. Beaucoup de personnes m'ont déjà dit qu'il y a généralement uniquement une seule personne travaillant à une étape donnée, par exemple le test, et qu'il n'y a donc pas de différence entre appeler le couloir Jane et l'appeler Test. Je comprends. Mais, pour rester pragmatique, il vaut mieux garder le nom de l'activité, ainsi vous n'aurez pas à modifier le tableau si l'effectif de tests change, à la hausse ou à la baisse. Le plus gros problème réside dans ce qu'il se passe de manière subliminale. Mon avis est que lorsque les gens voient leurs noms sur une partie du tableau, ils se concentrent sur cette partie du tableau, c'est alors qu'émergent les concepts de "mon travail" et "leur travail". S'ils doivent arrêter leur travail pour aider quelqu'un d'autre dans son travail, cela peut paraître négatif. Travailler comme une équipe signifie que nous devons réfléchir à "notre travail" et pas à "mon travail" ni à "leur travail". Nous devons être capables d'arrêter nos activités normales et d'aller fourmiller autour d'un goulet d'étranglement pour débloquer le travail et le faire avancer. Travailler en tant qu'équipe peut déjà être si difficile, alors pourquoi vouloir introduire quelque chose qui le rendra encore plus difficile... surtout lorsqu'il est si facile de l'éviter ?

Conception du tableau : des couloirs horizontaux et des cartes de couleurs différentes


Une fois organisés les couloirs verticaux du tableau pour montrer les étapes réelles du workflow, vous pouvez vous concentrer sur le fait de montrer autant d'informations que nécessaire sur le travail à réaliser. Les prochains éléments principaux que vous avez à votre disposition sont les couloirs horizontaux, souvent appelés couloirs de nage, et la couleur des cartes. En utilisant les deux, vous pouvez très simplement montrer une importante quantité de travail en un coup d'oeil. Par exemple, vous pouvez avoir des couloirs de nage qui visualisent les classes de service (immédiat, standard, date fixe, intangible) couplés à des cartes de couleur qui montrent le type de travail (projet, quotidien, recherche, ...). C'est seulement après avoir organisé ces deux choses que vous allez commencer à réfléchir aux autres types d'informations que vous allez souhaiter ajouter aux cartes pour avoir plus de détails.

Résumé


Visualiser le travail est un très grand pas en avant ! Souvenez-vous cependant que la façon dont vous structurez votre tableau a un impact sur la façon dont nous traitons les informations qui y figurent. En y réfléchissant, vous pouvez empêcher des drames inutiles dans le futur. Gardez également à l'esprit qu'un tableau Kanban pour l'équipe est là pour les aider à traiter le travail, et non gérer les individus. Le tableau doit nous donner autant d'informations que possible sur le travail à réaliser, en laissant les gens librement intervenir sur le travail qui requiert leurs compétences au lieu de les forcer à rester dans leur couloir pour respecter au maximum les indicateurs du tableau. Une règle d'or : ne laissez jamais une personne choisir entre elle ou l'équipe !