Simulation de création de Valeur en Scrum

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Auteur : Peter Stevens (@peterstev)
Source : The Scrum Value Simulation
Date : 12/03/2010


Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 18/12/2012


Traduction :

S'il vous plaît, surtout n'appelez pas ça un jeu. Appelez-ça Une Simulation Interactive pour Optimiser la Création de Valeur.
Lors d'une formation Certified ScrumMaster de Jeff Sutherland à Zurich, j'ai vu celui-ci animer le cours avec le Scrum Penny Game de Joe Little. Il enseigne l'importance d'avoir des petits lots et de savoir optimiser l'ensemble. Le jeu m'a vraiment fasciné, et même s'il avait déjà un bon potentiel, j'ai décidé d'en faire une nouvelle version et de la tester lors de l'Open Space du Scrum Gathering. Je souhaitais a) voir si le jeu (et plus particulièrement la nouvelle version) avait le même impact sur un groupe d'experts que sur moi et b) récupérer du feedback pour améliorer la version ou trouver des variantes.
Je souhaitais insister sur des principes que le management pour mettre en oeuvre pour améliorer la création de valeur :

  1. Traiter des lots de petite taille (inchangé par rapport à la version de Joe)
  2. Supprimer les obstacles
  3. En faire moins (mais faire les bonnes choses !)

J'ai donc configuré le jeu comme suit :
IMG_3073.JPG
Les Joueurs :

- Client : lance la production d'un lot de pièces de monnaie par les ouvriers, accepte (en touchant) les pièces reçues du dernier ouvrier de la chaîne.
- Chef du Client : mesure le temps écoulé entre le lancement de la fabrication de la première pièce et la réception de a) la première valeur (pièce) acceptée et b) toutes les pièces.
- Ouvriers : chaque ouvrier reçoit un lot de pièces, retourne ces pièces, et déplace le lot à l'ouvrier suivant.
- Experts en efficacité : mesure le temps passé par "leurs" ouvriers à retourner les pièces.
J'ai volontairement identifié les chronométreurs comme des "experts en efficacité" plutôt que comme des "managers". Mieux vaut ne pas contrarier les gens qui vont influencer la bonne adoption de Scrum... ;-)



Les Accessoires :

Par équipe, 20 pièces qui se répartissent en :
  • 5 pièces de 20 centimes
  • 5 pièces de 10 centimes
  • 5 pièces de 5 centimes
  • 5 pièces de 1 centime
  • Chaque expert en efficacité et le chef du client ont besoin d'un chronomètre avec un temps au tour. Vous pouvez vous servir d'un téléphone portable pour cela.


(Lorsque je présente le jeu, je ne mentionne pas les valeurs des pièces).

Contraintes :

Afin que le jeu ne soit pas trop facile, on pose quelques contraintes :

  1. Tous les ouvriers travaillent uniquement avec leur main gauche.
  2. Un ouvrier ne peut pas mélanger les pièces pendant le traitement (contrainte à ajouter durant le jeu)
  3. Un ouvrier travaille uniquement un un lot complet.
  4. Le modérateur précisera la taille du lot.


Nous avons joué plusieurs tours. Etant donné qu'il y avait juste assez de personnes pour faire une seule équipe, nous avons fait certaines choses séquentiellement, alors que j'aurais préféré les faire de façon concurrente (avec des équipes en compétition).

  • 1er tour : Lot de 20 pièces (19 en réalité)
  • 2ème tour : Lots de 10 pièces
  • 3ème tour : Lots de 5 pièces
  • 4ème tour : Lots de 5 pièces sans la contrainte de la main gauche
  • 5ème tour : Réduire le volume total. Le client sélectionne les 10 pièces présentant le maximum de valeur.

(Note : j'ai uniquement saisi les totaux du dernier tour dans le tableau ci-dessous).
IMG_3075.JPG
Données sous Excel : Media:Scrum Value Simulation Results FR.xls
Exécution en lots de petites tailles

Le 1er tour pose une référence. Il génère également de la compétition entre les membres de l'équipe (le seul gaucher était très fier d'avoir fait le meilleur temps). Remarquez que le total des temps individuels est différent du temps total mesuré par le chef du client. Certains ouvriers ont alors reproché son manque de réactivité au client lorsqu'il acceptait les pièces. Il y avait aussi des trous puisque les mesures ne tiennent pas compte des temps de passage d'un lot entre deux ouvriers.
2ème tour : Avant de démarrer, l'équipe a remarqué qu'il manquait une pièce. Ce n'était pas intentionnel, mais cela fut d'un grand apport : où est la fonctionnalité manquante ? Qu'est-ce-que cela nous dit sur les tests d'acceptation ? Ce tour a montré l'amélioration apportée par le fait de réduire la taille du lot de 20 19 à 10 : le temps de traitement est passé de 1mn41s à 1mn03s, soit une réduction de 38%. Bien que les temps de 3 ou 4 ouvriers étaient plus lents dans le 2ème tour que le 1er, le temps mesuré pas le client fut netteme,nt meilleur.
3ème tour : Il y eut une certaine incrédulité sur les effets liés à la taille du lot, le troisième tour a donc été réalisé avec des tailles de lot encore plus petites : 5 pièces au lieu de 10. La performance individuelle est restée environ la même, mais le temps mesuré par le client s'est encore amélioré, en descendant à 43s, soit une réduction de 32% par rapport au 2ème tour. A ce moment, l'équipe a accepté l'importance du premier principe : produire avec des petits lots.

Supprimer les obstacles

J'ai demandé aux membres de l'équipe s'ils avaient remarqué qu'ils avaient une main liée dans le dos, en précisant que les règles étaient là pour une bonne raison, mais que l'amélioration de la performance n'en fait généralement pas partie.
4ème tour : même configuration que le 3ème tour, mais les membres de l'équipe peuvent utiliser leurs deux mains. Temps pour produire la valeur client maximale : 33s, une réduction supplémentaire de 23% par rapport au tour précédent.
Faites en moins, mais faites les bonnes choses !
J'ai demandé à l'équipe la quantité de valeur qu'elle avait produite. La somme de toutes les pièces est de 1€80. J'ai demandé au client de choisir les 10 pièces ayant le plus de valeur (les pièces de 20 et de 10 centimes). Cela a encore réduit le temps de traitement de 30% (jusqu'à 23s), mais a seulement réduit la valeur livrée de 15% (à 1€50).
En écrivant ceci, je réalise que si l'équipe avait traité les pièces de 5 et de 1 centimes au lieu des pièces de 20 et de 10 centimes, la valeur produite aurait été de 0€30.

Résumé et Discussion
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Après avoir joué 5 tours, nous avons eu de vives discussions sur les leçons d'apprentissage du jeu et d'autres leçons qui auraient pu être apprises avec le jeu, ainsi qu'utiliser le jeu pour aborder d'autres problèmes, tels que :

- les problèmes de transfert dans un modèle à phases
- l'auto-organisation
- le fourmillement des idées
- les rivalités entre les membres de l'équipe et les équipes
- l'impact des primes
- la pression entre optimiser l'équipe et optimiser l'individu
- le besoin de livrer plus tôt que prévu
- qu'arrive-t-il si quelqu'un sort de l'équipe
- réalisation de différentes activités, certaines sont plus difficiles que d'autres







Remerciements

Je souhaiterais remercier les personnes qui ont participé au jeu, pour leur aide et leur énergie, et surtout la super discussion qui a suivi. Si vous utilisez ce jeu (euh, simulation) ou que vous le modifiez pour traiter d'autres points dans votre contexte, je vous invite à me laisser un commentaire (ou un lien sur votre propre blog) pour utiliser cette simulation au mieux de son potentiel ! Merci.
Commentaires

07/11/2012 - J'aurai dû le signaler depuis longtemps, mais je préfère aujourd'hui la variante du jeu réalisée par Karen. J'aime bien le fait d'ajouter la contrainte de 2 minutes d'itérations, l'augmentation de valeur générée par le sprint peut-être spectaculaire et fait que le jeu ressemble davantage à Scrum. Sans l'itération, cela ressemble plus à la simulation d'un flux.